Een slechte werkflow zorgt voor slechte resultaten, daarom is het verbeteren van de interne werkflow vaak essentieel voor de beste resultaten. Steeds vaker zien we tegenwoordig advertenties, reclame en bedrijven voorbij komen die pretenderen de methode te hebben om jouw werkflow te verbeteren. Feit is wel dat wanneer een goede werkflow en beleids en beheerscyclus ontbreekt het lastig is om efficiënt te werken als bedrijf en zodoende de gewenste resultaten te behalen. Daarom is het belangrijk de juiste stappen te volgen om de werkflow binnen jouw bedrijf te verbeteren. Met onderstaande stappen kun je een goede stap zetten in die richting en daardoor op de lange termijn jouw werkflow verbeteren.
De juiste mensen bij elkaar brengen
Voor een goede werkflow zijn een aantal dingen van belang, organisatiebeheersing is hier een van. Om dit goed te kunnen doen is het belangrijk de juiste mensen bij elkaar te brengen en op de juiste posities neer te zetten. De beste manier om de werkflow te verbeteren door de juiste mensen bij elkaar te brengen is door een workflow team samen te stellen. Een workflow team kan met behulpt van rapporten in kaart brengen waar eventuele problemen liggen en door middel van ingrepen het proces begeleiden waarmee de workflow verbeterd kan worden. Om ervoor te zorgen dat alle posities wel meegenomen worden is het van belang dat zich van elke afdeling een persoon bevindt in het workflow team.
Informatie in kaart brengen
Na het samenstellen van een workflow team is het van belang dat alle beschikbaar informatie in kaart gebracht wordt omtrent verschillende aspecten binnen het bedrijf. Denk hierbij bijvoorbeeld aan technische mogelijkheden en werksfeer. Door deze informatie in kaart te brengen wordt duidelijk waar eventuele problemen kunnen liggen en waar de grootste pijnpunten zijn. Het in kaart brengen van alle beschikbare informatie is daarom van groot belang en dient zorgvuldig gedaan te worden. Soms is het hierbij handig om een onafhankelijke organisatie hierbij te betrekken om zeker te weten dat hier geen vooringenomen informatie in kaart gebracht wordt. Zo kan er een zo objectief mogelijk rapport geformuleerd worden.
Plannen maken om processen te verbeteren
Na het in kaart brengen van alle informatie is dus hopelijk de juiste informatie gevonden waar problemen mee vastgesteld zijn. Als alle problemen vastgesteld zijn kan namelijk begonnen worden met het analyseren van deze problemen. Aan de hand hiervan kunne plannen bedacht worden om processen binnen afdelingen of het hele bedrijf te verbeteren. Aan de hand van verschillende handleidingen kunnen langzaam doch gestaag veranderingen aangebracht worden waarmee processen beter zullen verlopen. Van belang is echter wel dat dit door het werkflow team goed in de gaten gehouden wordt of alle veranderingen ook verlopen op de gewenste wijze, zodat de verandering ook hun gewenste impact kunnen hebben.
Reflecteren op de geïmplementeerde veranderingen
Nadat alle veranderingen en nieuwe processen geïmplementeerd zijn is het ten altijd belangrijk te reflecteren op het proces, mogelijke problemen of moeilijkheden te identificeren en hier dan weer op te handelen. Deze problemen kunnen dan weer met nieuwe oplossingen geprobeerd verholpen te worden. Ook is het van belang dat het workflow team actief blijft binnen de organisatie, al dan niet in mindere mate dan voorheen, om in de gaten te houden hoe de processen verlopen en om ervoor te zorgen dat er niet teruggevallen wordt in oude patronen. Op deze manier wordt een betere werkflow garandeert. Ook is het van belang dat de veranderingen breed gedragen worden binnen de organisatie.
